¿Cuáles son las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para Mac?

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Recientemente me he cambiado a un Mac para trabajar y mi antigua herramienta de gestión de proyectos no funciona bien en macOS. Busco recomendaciones de las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para Mac que sean fiables, fáciles de usar y buenas para colaborar con un pequeño equipo remoto. ¿Qué están usando ustedes y qué es lo que les gusta o no les gusta de ellas?

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Apps de gestión de proyectos en Mac que realmente ayudan (o al menos no acabaron borradas en 10 minutos)

He ido saltando entre una cantidad ridícula de herramientas de “productividad” en mi Mac. La mayoría duró lo mismo que un propósito de año nuevo. Algunas se quedaron. Un par me sorprendieron. Unas son apps clásicas de gestión de proyectos, otras son más bien “infraestructura” que, en silencio, hace que los proyectos sean menos caóticos.

Esto es lo que terminó funcionando, más o menos en el orden en que las uso de verdad, no en el orden en que aparecen en una presentación de marketing.

1. Google Workspace (el estándar silencioso)

Me resistí un tiempo. Solía saltar entre apps aleatorias de notas, listas de tareas y pizarras como si fuera un rasgo de personalidad.

Luego un cliente me obligó a usar Google Workspace.

En Mac ni siquiera es una “app” en el sentido clásico, pero vivo ahí igualmente:

  • Docs para especificaciones, briefs y notas de reuniones
  • Sheets para cronogramas y listas de tareas con columnas simples: tarea, responsable, estado, vencimiento
  • Drive como el gran contenedor donde “Final_v3_REAL_final” por fin muere
  • Calendar como la capa de cordura para fechas límite y recordatorios

Cómo lo uso para proyectos:

  • Creo una carpeta compartida por proyecto en Drive.
  • Dentro, una Sheet con:
    • Columnas “Backlog / Doing / Done”
    • Responsables y fechas límite
  • Cada reunión tiene su propio Doc enlazado desde la Sheet.

No es elegante, pero es el sistema menos frágil que tengo. Cuando alguien se suma tarde, solo comparto la carpeta y puede seguir el rastro.

Funciona en Mac porque todo corre en el navegador y se sincroniza. No es emocionante. Pero dejé de perder archivos, así que dejé de pelearme con ello.

2. Trello (el favorito de mi cerebro visual)

Para lo que necesita una vista panorámica, abro Trello. Me gusta que se sienta más como mover notas adhesivas en una pared que como rellenar formularios.

Configuración típica que uso:

  • Listas:
    • Backlog
    • This Week
    • In Progress
    • Blocked
    • Done
  • Tarjetas:
    • Una tarjeta por tarea o funcionalidad
    • Etiquetas: “design”, “dev”, “content”, “urgent”
    • Fechas de vencimiento + checklist interno

Por qué lo sigo usando:

  • Es perfecto cuando el equipo es pequeño y nadie quiere leer un documento de requisitos de 20 páginas.
  • Arrastrar una tarjeta a “Done” es extrañamente satisfactorio.
  • En Mac, en el navegador o como pestaña “anclada”, se siente lo bastante ágil.

Dónde se queda corto:

  • Cuando un proyecto crece demasiado, los tableros se llenan y empiezo a ignorar las tarjetas viejas.
  • Si la gente no actualiza las tarjetas, todo se convierte en ficción.

Aun así, para sprints simples y planificación visual, es de las pocas herramientas que ayudan en vez de estorbar.

3. Mural (la mesa del caos donde aterrizan primero las ideas)

Mural es lo que abro cuando todo el mundo habla a la vez y nadie se pone de acuerdo en las prioridades.

En Mac lo uso en el navegador. Es básicamente un lienzo infinito donde la gente puede:

  • Lanzar notas adhesivas por todas partes
  • Esbozar flujos
  • Agrupar ideas
  • Votar qué hacer primero

Cómo lo uso:

  • Al inicio de un proyecto:
    • Un tablero enorme con áreas para:
      • Objetivos
      • Riesgos
      • Funcionalidades
      • “Ideas locas”
  • Durante talleres:
    • Pongo temporizadores y digo “Anota todo lo que te asuste de este lanzamiento.”
    • Luego agrupo notas en temas: tecnología, personas, contenido, legal, lo que sea.

Después, arrastro lo “decidido” a Trello o a una Sheet. Mural es donde ocurre el pensamiento en bruto. No es donde intento seguir tareas, porque eso se descontrolaría muy rápido.

4. CloudMounter: el héroe silencioso para archivos de proyecto desperdigados

Esta fue la que más me sorprendió. A primera vista parece “solo” una herramienta para montar nubes. Ignoré cosas así durante años. Luego tuve un proyecto con:

  • Un Drive compartido de un cliente
  • Una carpeta de Dropbox de otro
  • Mi OneDrive personal
  • Una carpeta suelta de Box para documentos legales

Acababa descargando copias, perdiendo el hilo de las versiones y enviando el archivo equivocado en las revisiones.

CloudMounter básicamente arregló eso:

  • Monta el almacenamiento en la nube como unidades en macOS.
  • Así Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, etc aparecen en Finder como carpetas normales.
  • Trabajas con los archivos como si fueran locales, pero viven en la nube.

Cómo ayuda en la gestión de proyectos:

  • Un único centro de archivos. Dejé de preguntar “¿Estaba en Drive o en Dropbox?” Ahora solo abro Finder y todo está bajo el mismo techo.
  • Sin 15 GB de duplicados. Ya no lo descargo todo otra vez solo para abrir o editar.
  • Estructura más limpia. Puedo crear una carpeta de nivel superior como:
    • /Projects/Client-A
    • Dentro, subcarpetas que apuntan a distintas cuentas en la nube, pero parecen un único árbol ordenado.

Ejemplo práctico de un caos real que tuve:

  • Recursos de diseño en Dropbox (agencia)
  • Contratos en Box (legal)
  • Especificaciones en Google Drive (cliente)

Con CloudMounter hice:

  • /ClientA/Design
  • /ClientA/Legal
  • /ClientA/Docs

Todo visible en Finder, todo montado a los sistemas en la nube correctos.
Ya no necesitaba preocuparme por dónde vivían “de verdad” las cosas.

No es un tablero kanban. No sigue tareas. Pero convierte en algo que casi desaparece el clásico “¿Dónde está ese archivo?”. Solo eso ya hizo que algunos proyectos resultaran menos estresantes.

5. Commander One: gestionar el caos del proyecto a nivel de archivos

Commander One es un gestor de archivos de doble panel para macOS. Crecí con herramientas así, así que se me hizo familiar al instante.

En la práctica se ve así:

  • Panel izquierdo: una carpeta
  • Panel derecho: otra carpeta
  • Puedes mover / copiar / comparar archivos entre ellas muy rápido.

Cómo lo uso con proyectos:

  • Sincronizar estructura entre proyectos.
    Creo una plantilla limpia de carpetas como:

    • /Template/01_Planning
    • /Template/02_Design
    • /Template/03_Development
    • /Template/04_Assets
    • /Template/05_Archive

    Luego en Commander One:

    • Izquierda: /Template
    • Derecha: /Projects/NewClient
    • Copio la plantilla en segundos.

Cada proyecto nuevo empieza con la misma estructura, lo que ayuda cuando se complica todo.

  • Trabajar con almacenamiento montado.
    Combinado con CloudMounter, queda muy bien:

    • Panel izquierdo: carpeta local de trabajo
    • Panel derecho: carpeta montada en la nube (Drive, Dropbox, etc)
      Puedo arrastrar los archivos actualizados al lado derecho y mantener la nube sincronizada.

  • Operaciones en lote.
    Al final de un proyecto, suelo:

    • Archivar material antiguo
    • Comprimir entregables
    • Mover todo a una rama /Archive
      Hacer esto en Finder es pesado. Commander One lo gestiona mejor y más rápido.

Cómo ayuda a la gestión de proyectos, más allá del territorio “friki de archivos”:

  • Me permite estandarizar cómo se organizan los archivos de todos los proyectos.
  • Hace que cerrar proyectos duela menos porque puedo:
    • Limpiar, archivar y empaquetar versiones finales
    • Separar lo “en curso” de lo “entregado final”

Es como tener un panel de control más serio para las carpetas del proyecto. No es glamuroso, pero evita que el esqueleto del proyecto se convierta en espagueti.

6. Cómo encajan estas herramientas en un Mac

Lo que terminó funcionando para mí se ve más o menos así:

  • Ideas y planificación desordenada al principio:
    Mural
  • Tareas y estados (simple):
    Trello o un tablero en Google Sheets
  • Documentos, especificaciones, notas de reuniones:
    Google Docs en una carpeta compartida de Workspace
  • El problema de “¿dónde está ese archivo?”:
    CloudMounter para unificar todos los servicios en la nube en Finder
  • El problema de “la carpeta de este proyecto es un desastre”:
    Commander One para imponer estructura y limpiarla

Un flujo real de un proyecto reciente:

  1. Taller de arranque en Mural. Todo el mundo lanza ideas y preocupaciones al tablero.
  2. Convierto lo “decidido” en tarjetas de Trello.
  3. Creo una carpeta /Projects/ClientX localmente, copio una plantilla de carpetas usando Commander One.
  4. Monto el Google Drive del cliente y su carpeta de Box con CloudMounter.
  5. Dentro de /Projects/ClientX, creo subcarpetas que enlazan con esas unidades montadas, de modo que todo parece local.
  6. Todos los documentos van a Google Workspace, enlazados desde las tarjetas de Trello y desde un Doc “Master Index”.
  7. Al final del proyecto, abro Commander One, archivo los archivos terminados y subo las entregas finales de forma limpia a la nube del cliente.

No es perfecto. A veces sigo perdiendo algo o olvidando dónde puse un enlace. Pero comparado con cómo trabajaba antes, esta mezcla en macOS se siente manejable en vez de caótica.

Si solo quieres probar un par de cosas al principio:

  • Usa Google Workspace + Trello para el “cerebro” del proyecto.
  • Usa CloudMounter + Commander One para el “esqueleto” (todos los archivos y el almacenamiento).

Esta combinación me dio menos mensajes de “¿Dónde está eso?” y más de “Ok, sé exactamente dónde buscar”. Solo por eso ya valió la pena configurarlo.

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Si tu antigua herramienta de gestión de proyectos odia macOS, yo miraría cosas que realmente viven bien en un Mac en lugar de pelear con él.

Me gusta lo que dijo @mikeappsreviewer sobre usar Google Workspace y Trello como el “cerebro”, pero si quieres apps de gestión de proyectos más dedicadas y amigables con Mac (no solo tableros + documentos), estas son las que de verdad han sobrevivido en mi máquina:

1. Things (para equipos pequeños / trabajo en solitario)

Si tus “proyectos” se parecen más a encargos de clientes, funcionalidades o campañas que a enormes programas empresariales, Things es absurdamente bueno en Mac:

  • App nativa de macOS, súper rápida, sin lag, atajos de teclado por todas partes
  • Proyectos con tareas, encabezados, checklists, etiquetas, áreas
  • Vistas Hoy / Próximos muy bien pensadas para que no te ahogues en fechas de entrega

No es una herramienta completa de gestión de proyectos para equipos. No tiene kanban ni dependencias complejas. Si gestionas tu propia carga de trabajo o un equipo diminuto que se comunica por otros lados (Slack, email), Things es una gran torre de control.

Donde discrepo un poco con la idea de “usa solo Sheets y Trello”: para la ejecución personal, Google Sheets se siente como trabajo sobre el trabajo. Things realmente se quita del medio.

2. OmniFocus (si te gusta la estructura y la complejidad)

Si eres del tipo que lee libros de productividad y piensa “podría implementar esto sin problema”, OmniFocus es la opción nuclear:

  • App nativa de Mac con organización muy granular: proyectos, contextos/etiquetas, perspectivas
  • Vistas personalizadas para ver “solo tareas que puedo hacer en mi Mac, relacionadas con el Cliente X, que vencen esta semana”
  • Bueno para gente que lleva 20+ proyectos en paralelo

No es bonita ni informal como Trello. Es más bien una cabina de mando. Puedes pasarte de rosca y dedicar más tiempo a organizar que a hacer, pero para grandes cargas de proyectos personales supera a las herramientas en el navegador.

3. Asana (web, pero sólido en Mac)

Si necesitas una app de gestión de proyectos para equipos y tu trabajo es más “PM clásico”:

  • Tareas, subtareas, secciones, cronogramas, dependencias
  • Vistas de tablero kanban, lista, calendario, cronograma
  • Muy útil para trabajo transversal donde necesitas ver quién está bloqueando qué

Asana funciona muy bien en el navegador en macOS, y puedes convertirlo en una pseudo‑app con “Añadir al Dock” de Safari o un navegador específico para sitios. Sinceramente, se comporta con más fiabilidad en mi Mac que muchas herramientas antiguas nativas de PM.

Donde supera a un setup solo con Trello: cuando empiezas a necesitar dependencias, vista de carga de trabajo y reportes reales, Trello se queda plano. Asana escala mejor.

4. Notion (si quieres un espacio de trabajo todo‑en‑uno)

Si tus proyectos son una mezcla de documentos, especificaciones y seguimiento ligero de tareas, Notion va bien:

  • Un único espacio de trabajo con páginas para cada proyecto
  • Bases de datos para tareas, calendarios de contenido, listas de bugs
  • Kanban, tabla, calendario y cronograma en un solo lugar

Advertencias:

  • La app de escritorio en Mac es básicamente un envoltorio del navegador, a veces algo pesada
  • Si tu equipo odia “construir su propio sistema”, no lo va a mantener

Yo usaría Notion cuando la documentación del proyecto es tan importante como las tareas en sí. Para equipos de desarrollo o de contenido, puede convertirse en la fuente única de verdad.

5. ClickUp (para “quiero literalmente todo”)

Si tus proyectos son complejos y quieres el paquete Asana + Notion + funciones extra:

  • Tareas, documentos, pizarras, registro de tiempo
  • Campos personalizados, vistas, automatizaciones
  • Control muy fino sobre cómo segmentas proyectos (espacios, carpetas, listas)

En Mac, de nuevo, el navegador es el camino. Es potente pero más pesado mentalmente. Si a tu organización le encanta configurar cosas y no te asusta una curva de aprendizaje, puede reemplazar cinco apps. Si acabas de cambiar desde Windows y ya estás cansado, quizá sáltalo hasta que estés más asentado.

6. Dónde encaja CloudMounter

Totalmente de acuerdo con @mikeappsreviewer aquí: en cuanto tienes “archivos de clientes en Dropbox, especificaciones en Google Drive, assets en OneDrive”, tu herramienta de PM no es el problema, el problema es el acceso a archivos.

CloudMounter en macOS está bastante infravalorado para la gestión de proyectos:

  • Monta todos tus servicios en la nube directamente en Finder para que se comporten como discos normales
  • Construye una única estructura de carpetas /Projects/ClientName, incluso si partes viven en Drive, Dropbox, Box, etc
  • Enlaza a los archivos reales desde Asana / Notion / ClickUp sin preguntarte en qué servicio están

Nunca vas a conseguir una app de gestión de proyectos que por arte de magia resuelva “dónde pusimos ese archivo”. Una herramienta como CloudMounter más cualquier app de PM es mucho mejor que perseguir enlaces en cuatro interfaces web distintas.

Cómo elegiría yo, según tu situación:

  • Gestionas sobre todo tu propio trabajo en Mac:
    • Empieza con Things
  • Gestionas un equipo pequeño, estructura ligera:
    • Trello + CloudMounter para mantener la cordura con los archivos
  • Gestionas proyectos multi‑equipo, cronogramas, dependencias:
    • Asana o ClickUp + CloudMounter
  • Proyectos muy centrados en documentación (producto, contenido, investigación):
    • Notion como hub + CloudMounter para carpetas externas de clientes

Ninguna de estas se sentirá perfecta el primer día. El truco que me ha funcionado es elegir un solo “cerebro de proyectos” (Things / Asana / Notion) y una sola “columna vertebral de archivos” (Finder + CloudMounter) e ignorar todo lo demás hasta que realmente sientas dolor.

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Si tu antigua herramienta de gestión de proyectos se atraganta en macOS, yo lo miraría en dos capas:

  1. la app de “gestión real de proyectos”, y
  2. la capa de “dónde demonios están mis archivos”, que es donde CloudMounter te salva silenciosamente la cordura.

@​mikeappsreviewer y @​sternenwanderer ya cubrieron bastante bien Trello, Google Workspace, Things, Asana, Notion, etc. Intentaré no repetir el mismo guion.

1. Cerebros de proyectos nativos para Mac

1. OmniPlan (si vienes con el chip de MS Project)
Si tu herramienta antigua era algo pesado como MS Project y te importan los diagramas de Gantt, las dependencias y la nivelación de recursos:

  • Diagramas de Gantt de verdad con dependencias, líneas base, ruta crítica
  • Gestión de recursos con cargas de trabajo y costes
  • Excelente en Mac, hecha para macOS, no un simple wrapper web
  • Se lleva mejor con el ecosistema Apple que la mayoría de herramientas de PM

Punto en contra: es excesivo si tus “proyectos” son más bien “calendario de blog y unas cuantas tareas de diseño”.

2. TickTick (ligero pero más estructurado que Things)
Things es genial, pero en realidad encuentro TickTick algo más flexible para trabajo de tipo proyecto:

  • Listas para proyectos, carpetas para clientes o departamentos
  • Vista de tablero Kanban por lista
  • Calendario integrado y seguimiento básico de hábitos
  • App decente en Mac, sincroniza bien con iOS y web

Se sitúa entre “lista de tareas personal” y “mini herramienta de proyectos para equipo pequeño” y no te obliga a usar una interfaz gigante de empresa.

3. Linear (si tu mundo es software / producto)
Si gestionas trabajo de desarrollo / producto y Trello empezó a sentirse como un juguete:

  • Rápido, orientado al teclado, diseño muy amigable para Mac
  • Issues, ciclos (sprints), roadmaps
  • Se integra bien con GitHub, Slack, Figma
  • Genial si tus “proyectos” son en realidad roadmaps, funcionalidades, bugs

Esto supera al enfoque de “kanban en Google Sheets” en cuanto tienes flujos de trabajo de ingeniería de verdad.

2. Basadas en navegador, pero realmente decentes en macOS

No estoy del todo de acuerdo con la idea de que siempre debas ceñirte a apps nativas en Mac. Algunas herramientas en navegador van bien si las tratas como apps:

4. Monday.com

  • Tableros, cronogramas y paneles muy visuales
  • Genial cuando las partes interesadas quieren algo vistoso más que “datos de PMO perfectamente modelados”
  • La app de escritorio es básicamente un wrapper, pero Safari/Chrome + “Añadir al Dock” funciona bien

Opción sólida si colaboras con gente no técnica que se pierde con Asana.

5. Jira Cloud (solo si no hay más remedio)
Si trabajas con equipos de desarrollo, puede que no tengas elección. En Mac es lo que es:

  • Ponlo en su propio perfil de navegador o navegador específico de sitio
  • Úsalo solo para tickets y mantén la planificación en otra parte si puedes

Sinceramente, solo lo recomendaría si tu empresa ya vive en él. Si no, Linear o ClickUp agotan menos.

3. El problema de los archivos: donde CloudMounter realmente merece la pena

Aquí estoy totalmente del mismo lado que @​mikeappsreviewer, pero yo sería aún más tajante.

La mejor app de gestión de proyectos en tu Mac seguirá fallando si:

  • Algunos archivos están en Google Drive
  • Otros están en Dropbox
  • Los contratos antiguos viven en OneDrive
  • El cliente insiste en Box

En Mac, CloudMounter es absurdamente útil para eso:

  • Monta Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, etc como unidades reales en Finder
  • Te permite crear una única estructura de carpetas como
    /Projects/Client-X/Design
    /Projects/Client-X/Contracts
    /Projects/Client-X/Specs
  • Por debajo, esos datos pueden vivir en diferentes proveedores en la nube
  • Tu herramienta de PM solo enlaza a archivos que siempre viven en ese único árbol lógico de “Projects”

Así que, elijas la app de PM que elijas, tu flujo se convierte en:

  1. Crear /Projects/Client-X en Finder usando unidades conectadas con CloudMounter.
  2. En Asana / Monday / Linear / OmniPlan etc, enlazar directamente a esos archivos.
  3. Dejas de preguntar “espera, ¿eso estaba en la unidad compartida o en Dropbox?”

No es una app de PM en sí misma, pero como usuario de Mac es el tipo de herramienta de “infraestructura” que vuelve cualquier sistema de PM menos frágil. Además evita que tu SSD se llene de “Final_v8_really_final_v2” por todas partes.

4. Lo que realmente recomendaría según el caso

  • Si antes usabas MS Project / PM de escritorio:
    → OmniPlan para planificación + CloudMounter para acceso a archivos.

  • Si quieres algo más ligero que Asana, pero más que una lista de tareas:
    → TickTick o Linear (para dev/producto) + CloudMounter.

  • Si tu equipo prefiere paneles coloridos y odia la “complejidad de herramientas”:
    → Monday.com como centro principal + CloudMounter como columna vertebral de archivos.

Trello + Sheets como mencionó @​sternenwanderer siguen funcionando bien para cosas pequeñas/sencillas, pero en Mac yo preferiría apostar por herramientas que se sientan nativas (OmniPlan / TickTick / Linear) o que encajen limpiamente con Finder mediante algo como CloudMounter, para no vivir en seis pestañas y un juego de adivinanzas.

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Si tu antigua herramienta de gestión de proyectos se atraganta en macOS, yo lo vería en tres capas: planificación, ejecución y almacenamiento. Otros ya han cubierto bastante bien las dos primeras, así que voy a inclinarme más hacia cómo unirlo todo en un Mac sin volverte loco.

@sternenwanderer tiene razón en que Trello / Asana / Notion cubren muchas necesidades de gestión de proyectos “normales”, y @techchizkid se inclina por cosas más potentes como OmniPlan, Linear, Monday. Todo eso es válido. Donde discrepo un poco es en que, en Mac, importa menos qué herramienta eliges y más cómo manejas archivos y contexto. Cambiar de Trello a ClickUp no va a arreglar mágicamente el caos de “dónde está ese recurso”.

Ahí es donde CloudMounter realmente se gana su lugar como parte de un stack basado en Mac, no como “otra app más”.

CloudMounter en un flujo de trabajo de gestión de proyectos

Piénsalo como tu capa de archivos bajo cualquier app de gestión de proyectos que elijas:

  • Ventajas:

    • Monta Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box como unidades reales en Finder
    • Te permite crear un único árbol lógico /Projects mientras los archivos viven en varias nubes
    • Reduce descargas duplicadas y copias rebeldes tipo “v10_final”
    • Se lleva bien con herramientas de doble panel como Commander One o incluso solo pestañas de Finder

  • Desventajas:

    • Requiere algo de configuración inicial y cambio de mentalidad
    • Mayor dependencia de la conexión de red
    • No es un gestor de tareas, así que sigues necesitando Trello / Linear / OmniPlan / lo que sea por encima
    • Algunas funciones avanzadas están en un nivel de pago

Un patrón práctico que complementa lo que otros sugirieron sin repetir exactamente sus configuraciones:

  1. Elige tu “cerebro”:

    • Equipo creativo pequeño: Trello o TickTick
    • Desarrollo/producto: Linear
    • Gestión de proyectos clásica: OmniPlan o incluso ClickUp

  2. Estandariza tu almacenamiento con CloudMounter:

    • Crea carpetas /Projects/Client/Project en Finder
    • Dentro de eso, asigna:
      • /Docs a Google Drive
      • /Assets a Dropbox
      • /Contracts a OneDrive o Box
    • Tu herramienta de gestión de proyectos solo enlaza a esa estructura limpia

  3. Mantén la planificación simple:

    • Un único tablero de proyecto / roadmap en tu app de gestión de proyectos elegida
    • Cada tarea importante enlaza a la carpeta o al documento relevante dentro de ese árbol respaldado por CloudMounter

Comparado con los flujos que describieron @mikeappsreviewer y @sternenwanderer, esto es más decidido respecto a la capa de archivos y menos sobre el kanban perfecto. Puedes cambiar Trello por Asana, o Monday por Linear más adelante, pero una vez que la estructura de archivos de tu Mac es coherente y unificada, todo lo demás se vuelve más fácil.