Ik ben onlangs voor mijn werk overgestapt op een Mac en mijn oude projectmanagementtool werkt niet goed op macOS. Ik ben op zoek naar aanbevelingen voor de beste projectmanagementapps voor Mac die betrouwbaar, eenvoudig te gebruiken en geschikt zijn voor samenwerking met een klein remote team. Wat gebruiken jullie en wat vinden jullie er goed of minder goed aan?
Projectmanagement-apps op de Mac die echt helpen (of in elk geval niet na 10 minuten zijn verwijderd)
Ik heb op mijn Mac met belachelijk veel “productiviteitstools” lopen rommelen. De meeste hielden het net zo lang vol als een goed voornemen. Een paar bleven hangen. Een paar verrasten me. Sommige zijn klassieke projectmanagement-apps, andere zijn meer “infrastructuur” die op de achtergrond projecten minder rommelig maakt.
Dit is wat uiteindelijk werkte, grofweg in de volgorde waarin ik ze in het echte leven gebruik, niet in de volgorde van een marketingdeck.
1. Google Workspace (de stille standaard)
Ik heb me hier een tijd tegen verzet. Ik sprong tussen willekeurige notitie-apps, to-do-lijsten en whiteboards alsof het een persoonlijkheidskenmerk was.
Toen dwong een klant me Google Workspace te gebruiken.
Op de Mac is het niet eens een “app” in de klassieke zin, maar ik leef er toch in:
- Docs voor specificaties, briefs en notulen
- Sheets voor tijdlijnen en takenlijsten met simpele kolommen: taak, eigenaar, status, deadline
- Drive als hoofdverzamelbak waar “Final_v3_ECHT_final” eindelijk sterft
- Calendar als de sanity-laag voor deadlines en reminders
Zo gebruik ik het voor projecten:
- Ik maak één gedeelde map per project in Drive.
- Daarin een Sheet met:
- Kolommen “Backlog / Doing / Done”
- Eigenaren en deadlines
- Elke meeting krijgt een eigen Doc die vanuit het Sheet gelinkt is.
Het is niet spannend, maar het is mijn minst fragiele setup. Als iemand later instroomt, deel ik de map en ze kunnen het spoor zelf volgen.
Werkt op de Mac omdat alles in de browser draait en synchroniseert. Niet opwindend. Maar sinds ik geen bestanden meer kwijt raak, ben ik ook gestopt met vechten.
2. Trello (favoriet van mijn visuele brein)
Voor dingen waarvoor ik een helikopterview nodig heb, open ik Trello. Ik vind het fijn dat het meer voelt als post-its over een muur schuiven dan als formuliertjes invullen.
Typische setup die ik gebruik:
- Lijsten:
- Backlog
- Deze week
- In uitvoering
- Geblokkeerd
- Klaar
- Kaarten:
- Eén kaart per taak of feature
- Labels: “design”, “dev”, “content”, “urgent”
- Deadlines + checklist-items binnenin
Waarom ik het nog steeds gebruik:
- Perfect als het team klein is en niemand een requirement-doc van 20 pagina’s wil lezen.
- Een kaart naar “Klaar” slepen is onverklaarbaar bevredigend.
- Op de Mac in de browser of als “gepinde” tab voelt het snel genoeg.
Waar het tekortschiet:
- Als een project te groot wordt, raken borden overvol en begin ik oude kaarten te negeren.
- Als mensen hun kaarten niet bijwerken, wordt het hele bord fictie.
Toch is het voor simpele sprints en visuele planning een van de weinige tools die hielp in plaats van in de weg te zitten.
3. Mural (de chaos-tafel waar ideeën eerst heen gaan)
Mural is wat ik open als iedereen door elkaar praat en niemand het eens is over prioriteiten.
Op de Mac gebruik ik het gewoon in de browser. Het is eigenlijk een enorme oneindige canvas waar mensen kunnen:
- Overal post-its neergooien
- Flows tekenen
- Ideeën groeperen
- Stemmen wat eerst moet
Hoe ik het gebruik:
- Aan het begin van een project:
- Eén groot bord met zones voor:
- Doelen
- Risico’s
- Features
- “Wilde ideeën”
- Eén groot bord met zones voor:
- Tijdens workshops:
- Ik zet timers en zeg: “Gooi alles erin wat je bang maakt aan deze launch.”
- Daarna cluster ik de notes in thema’s: tech, mensen, content, legal, noem maar op.
Later sleep ik de “besliste” items naar Trello of een Sheet. Mural is waar het ruwe denkwerk gebeurt. Ik probeer er geen taken in bij te houden, want dat zou heel snel ontsporen.
4. CloudMounter: de onderschatte held voor versnipperde projectbestanden
Deze verraste me het meest. Op het eerste gezicht lijkt het “gewoon” een tool om cloudopslag te koppelen. Ik heb dit soort dingen jaren genegeerd. Tot ik één project had met:
- Gedeelde Google Drive van de ene klant
- Dropbox-map van een andere
- Mijn persoonlijke OneDrive
- Een losse Box-map voor juridische documenten
Ik bleef kopieën downloaden, raakte versies kwijt en stuurde de verkeerde file in reviews.
CloudMounter loste dat in feite op:
- Het koppelt cloudopslag als schijven in macOS.
- Dus Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, enzovoort verschijnen in Finder als normale mappen.
- Je werkt met bestanden alsof ze lokaal zijn, maar ze staan in de cloud.
Hoe dat helpt bij projectmanagement:
- Eén centrale plek voor bestanden. Ik vraag niet meer “Stond dat in Drive of Dropbox?” Ik open Finder en alles staat onder één dak.
- Geen 15 GB aan duplicaten. Ik download niet alles opnieuw om iets te openen of te bewerken.
- Nettere structuur. Ik kan één hoofdmap maken zoals:
/Projects/Klant-A- Daarin submappen die wijzen naar verschillende cloudaccounts, maar eruitzien als één nette boom.
Praktisch voorbeeld uit een echt zooitje dat ik had:
- Design-assets in Dropbox (agency)
- Contracten in Box (legal)
- Specs in Google Drive (klant)
Met CloudMounter maakte ik:
/KlantA/Design/KlantA/Legal/KlantA/Docs
Allemaal zichtbaar in Finder, allemaal gekoppeld aan de juiste cloudsystemen.
Ik hoefde me niet meer druk te maken over waar iets “echt” stond.
Het is geen kanbanbord. Het houdt geen taken bij. Maar het verandert stilletjes “Waar staat dat bestand?” van een dagelijks hoofdpijndossier in iets dat grotendeels verdwijnt. Dat alleen al maakte projecten een stuk minder stressvol.
5. Commander One: projectchaos managen op bestandsniveau
Commander One is een dual-pane bestandsbeheerder voor macOS. Ik ben opgegroeid met dit soort tools, dus het voelde meteen vertrouwd.
Hoe het er in de praktijk uitziet:
- Linkerpaneel: één map
- Rechterpaneel: een andere map
- Je verplaatst / kopieert / vergelijkt razendsnel bestanden ertussen.
Hoe ik het gebruik bij projecten:
-
Structuur tussen projecten synchroniseren.
Ik maak een nette maptemplate zoals:/Template/01_Planning/Template/02_Design/Template/03_Development/Template/04_Assets/Template/05_Archive
Dan in Commander One:
- Links:
/Template - Rechts:
/Projects/NieuweKlant - Template in seconden kopiëren.
Elke nieuw project start met dezelfde structuur, wat helpt als het druk wordt.
-
Werken met gekoppelde opslag.
In combinatie met CloudMounter wordt dit erg fijn:- Linkerpaneel: lokale werkmap
- Rechterpaneel: gekoppelde cloudmap (Drive, Dropbox, enz.)
Ik kan bijgewerkte bestanden naar rechts slepen en de cloud in sync houden.
-
Bulkacties.
Aan het einde van een project:- Archiveer ik oude spullen
- Comprimeer ik deliverables
- Verplaats ik alles naar een
/Archive-tak
Dit in Finder doen is irritant. Commander One doet het sneller en beter.
Hoe dit helpt bij projectmanagement, los van “bestandsnerd”-gebied:
- Ik kan standaardiseren hoe de mappen van elk project zijn ingedeeld.
- Het maakt projecten afronden minder pijnlijk omdat ik snel kan:
- Opschonen, archiveren en definitieve versies wegzetten
- “In uitvoering” scheiden van “definitief opgeleverd”
Het voelt als een serieuzere bedieningsruimte voor je projectmappen. Niet glamoureus, maar het voorkomt dat het skelet van je project spaghetti wordt.
6. Hoe deze tools samenkomen op een Mac
Wat voor mij werkt, ziet er ongeveer zo uit:
- Ideeën & rommelige vroege planning:
Mural - Taken & statusupdates (simpel):
Trello of een Google Sheet-bord - Docs, specs, notulen:
Google Docs in een gedeelde Workspace-map - Het “Waar is dat bestand?”-probleem:
CloudMounter om alle clouddiensten in Finder te verenigen - Het “Deze projectmap is een ramp”-probleem:
Commander One om structuur op te leggen en op te ruimen
Een voorbeeldflow uit een recent project:
- Kickoff-workshop in Mural. Iedereen gooit ideeën en zorgen op het bord.
- Ik maak van de “besliste” dingen Trello-kaarten.
- Ik maak lokaal een
/Projects/KlantX-map en kopieer er met Commander One een maptemplate in. - Ik koppel de Google Drive en Box-map van de klant met CloudMounter.
- Binnen
/Projects/KlantXmaak ik submappen die naar die gekoppelde drives mappen, zodat alles lokaal lijkt. - Alle documenten gaan in Google Workspace, gelinkt vanuit Trello-kaarten en vanuit een “Master Index”-Doc.
- Aan het eind van het project open ik Commander One, archiveer bestanden en zet de definitieve deliverables netjes in de cloud van de klant.
Niet perfect. Soms raak ik nog iets kwijt of vergeet ik waar een link stond. Maar vergeleken met hoe ik vroeger werkte, voelt deze mix op macOS beheersbaar in plaats van chaotisch.
Als je eerst maar een paar dingen wilt proberen:
- Gebruik Google Workspace + Trello als het “brein” van het project.
- Gebruik CloudMounter + Commander One als het “skelet” (alle bestanden en opslag).
Die combinatie zorgde voor minder “Waar staat dat?”-berichten en meer “Oké, ik weet precies waar ik moet kijken”-momenten. Dat alleen was de setup al waard.
Als je oude PM-tool een hekel heeft aan macOS, zou ik kijken naar dingen die echt goed op een Mac leven in plaats van ertegen te vechten.
Ik vind wat @mikeappsreviewer zei over Google Workspace en Trello als het “brein” sterk, maar als je meer toegewijde Mac‑vriendelijke projectmanagement‑apps wilt (niet alleen borden + docs), zijn dit de tools die het op mijn machine daadwerkelijk hebben overleefd:
1. Things (voor kleine teams / solowerk)
Als je “projecten” meer lijken op klanttrajecten, features of campagnes dan op grote enterprise‑programma’s, is Things bizar goed op de Mac:
- Native macOS‑app, super snel, geen lag, overal sneltoetsen
- Projecten met taken, koppen, checklists, tags, gebieden
- Geweldige vandaag‑ / binnenkort‑weergaven zodat je niet verdrinkt in deadlines
Het is geen volwaardige team‑PM‑tool. Geen kanban, geen complexe afhankelijkheden. Als je je eigen workload of een klein team aanstuurt dat elders communiceert (Slack, e‑mail), is Things een uitstekende control tower.
Waar ik het iets minder eens ben met het idee “gebruik gewoon Sheets en Trello”: voor persoonlijke uitvoering voelt Google Sheets als werk over het werk. Things gaat je juist uit de weg.
2. OmniFocus (als je van structuur en complexiteit houdt)
Als jij het type bent dat productiviteitsboeken leest en denkt “dit kan ik prima implementeren,” is OmniFocus de nucleaire optie:
- Native Mac‑app met zeer gedetailleerde organisatie: projecten, contexten/tags, perspectieven
- Aangepaste weergaven zodat je “alleen taken ziet die ik op mijn Mac kan doen, voor Klant X, deze week”
- Goed voor mensen die 20+ parallelle projecten tegelijk draaien
Het is niet zo luchtig of casual als Trello. Het lijkt meer op een cockpit. Je kunt doorschieten en meer tijd kwijt zijn aan organiseren dan aan doen, maar voor grote persoonlijke projectloads is het beter dan tools in de browser.
3. Asana (web, maar solide op Mac)
Als je een team‑PM‑app nodig hebt en je werk meer “klassieke PM” is:
- Taken, subtaken, secties, tijdlijnen, afhankelijkheden
- Kanbanbord, lijst, kalender, tijdlijnweergaven
- Fijn voor crossfunctioneel werk waar je moet zien wie wat blokkeert
Asana werkt prima in de browser op macOS en je kunt er een pseudo‑app van maken met “Zet in Dock” in Safari of een site‑specifieke browser. Eerlijk gezegd draait het op mijn Mac betrouwbaarder dan veel ouderwetse native PM‑tools.
Waar het beter is dan een Trello‑only setup: zodra je afhankelijkheden, workload‑overzichten en echte rapportage nodig hebt, voelt Trello vlak. Asana schaalt beter mee.
4. Notion (als je een all‑in‑one‑workspace wilt)
Als je projecten een mix zijn van docs, specs en lichte taakopvolging, is Notion sterk:
- Eén workspace met pagina’s per project
- Databases voor taken, contentkalenders, buglijsten
- Kanban, tabel, kalender, tijdlijn op één plek
Kanttekeningen:
- Desktop‑app op Mac is in feite een wrapper om de webapp, soms wat zwaar
- Als je team een hekel heeft aan “bouw je eigen systeem”, gaan ze het absoluut niet bijhouden
Ik zou Notion gebruiken als de documentatie van het project net zo belangrijk is als de taken zelf. Voor dev‑teams of contentteams kan het echt de single source of truth worden.
5. ClickUp (voor “ik wil echt alles”)
Als je projecten complex zijn en je de bundel Asana + Notion + willekeurige bonusfeatures wilt:
- Taken, docs, whiteboards, tijdregistratie
- Custom fields, weergaven, automatiseringen
- Fijnmazige controle over hoe je projecten opknipt (ruimtes, mappen, lijsten)
Op de Mac is de browser ook hier de beste optie. Het is krachtig maar mentaal zwaarder. Als je organisatie van configuratie houdt en jij een leercurve niet erg vindt, kan het vijf andere apps vervangen. Als je net van Windows bent overgestapt en nu al moe bent, sla het dan misschien over tot je gesetteld bent.
6. Waar CloudMounter past
Volledig eens met @mikeappsreviewer hier: zodra je “klantbestanden in Dropbox, specs in Google Drive, assets in OneDrive” hebt, is je PM‑tool niet het probleem maar je bestandstoegang.
CloudMounter op macOS is eigenlijk ondergewaardeerd voor projectmanagement:
- Mount al je clouddiensten direct in Finder zodat ze zich als normale schijven gedragen
- Bouw één
/Projects/KlantNaam‑mappenstructuur, zelfs als delen in Drive, Dropbox, Box, enz. staan - Link vanuit Asana / Notion / ClickUp naar echte bestanden zonder je af te vragen op welke dienst ze staan
Je zult nooit een projectmanagement‑app krijgen die magisch zelf “waar hebben we dat bestand neergezet” oplost. Een tool als CloudMounter plus elke PM‑app is veel beter dan links najagen in vier verschillende web‑UI’s.
Hoe ik zou kiezen, op basis van je situatie:
- Voornamelijk je eigen werk op de Mac managen:
- Begin met Things
- Klein team, lichte structuur:
- Trello + CloudMounter voor bestandsrust
- Multiteam‑projecten, tijdlijnen, afhankelijkheden:
- Asana of ClickUp + CloudMounter
- Sterk document‑gedreven projecten (product, content, research):
- Notion als hub + CloudMounter voor externe klantmappen
Geen van deze voelt op dag één perfect. De truc die voor mij werkt: kies één “projectbrein” (Things / Asana / Notion) en één “bestandsruggengraat” (Finder + CloudMounter) en negeer de rest totdat je daadwerkelijk pijn voelt.
Als je oude PM tool vastloopt op macOS, zou ik het in twee lagen bekijken:
- de “eigenlijke projectmanagement”-app, en
- de “waar zijn in hemelsnaam mijn bestanden”-laag, en precies daar redt CloudMounter in stilte je gezond verstand.
@mikeappsreviewer en @sternenwanderer hebben Trello, Google Workspace, Things, Asana, Notion, enzovoort al behoorlijk goed behandeld. Ik zal proberen niet hetzelfde draaiboek nog eens af te spelen.
1. Nativo aanvoelende project‑breinen voor de Mac
1. OmniPlan (als je uit de MS Project-hoek komt)
Als je oude tool iets zwaars als MS Project was en je geeft om Gantt-diagrammen, afhankelijkheden, resource-leveling:
- Echte Gantt-diagrammen met afhankelijkheden, baselines, kritieke paden
- Resourcemanagement met werkbelasting en kosten
- Uitstekend op de Mac, gemaakt voor macOS, geen webwrapper
- Werkt prettiger samen met het Apple-ecosysteem dan de meeste PM-tools
Nadeel: overkill als je “projecten” meer lijken op “blogkalender en een paar ontwerptaken”.
2. TickTick (lichtgewicht maar gestructureerder dan Things)
Things is geweldig, maar ik vind TickTick eigenlijk wat flexibeler voor werk dat projectachtig is:
- Lijsten voor projecten, mappen voor klanten of afdelingen
- Kanban‑bordweergave per lijst
- Ingebouwde kalender en basis-gewoontetracking
- Degelijke Mac-app, synchroniseert prima met iOS en web
Het zit tussen “persoonlijke takenlijst” en “klein teamprojecttool” in en dwingt je niet in een groot enterprise‑achtige interface.
3. Linear (als je wereld software / product is)
Als je dev‑ / productwerk aanstuurt en Trello als speelgoed begon te voelen:
- Snel, toetsenbordgericht, zeer Mac‑vriendelijk design
- Issues, cycles (sprints), roadmaps
- Integreert goed met GitHub, Slack, Figma
- Geweldig als je “projecten” eigenlijk roadmaps, features en bugs zijn
Dit verslaat de “Google Sheets‑kanban”-aanpak zodra je echte engineering-workflows hebt.
2. Browserbased, maar echt prima op macOS
Ik ben het deels niet eens met het idee dat je op de Mac altijd bij native apps moet blijven. Sommige browsertools zijn gewoon prima als je ze als apps behandelt:
4. Monday.com
- Zeer visuele borden, tijdlijnen, dashboards
- Geweldig als stakeholders liever iets moois zien dan “perfect gemodelleerde PMO-data”
- Desktop-app is in feite een wrapper, maar Safari/Chrome + “Zet in Dock” werkt goed
Sterke keuze als je samenwerkt met niet-technische mensen die afhaken bij Asana.
5. Jira Cloud (alleen als het moet)
Als je met devteams werkt, heb je misschien geen keuze. Op de Mac is het zoals het is:
- Zet het in een eigen browserprofiel of site-specifieke browser
- Gebruik het puur voor tickets en doe de planning elders als het kan
Eerlijk gezegd zou ik het alleen aanraden als je bedrijf er al volledig in leeft. Anders zijn Linear of ClickUp een stuk minder uitputtend.
3. Het bestandenprobleem: waar CloudMounter echt de moeite waard is
Hier zit ik volledig in het kamp van @mikeappsreviewer, maar ik zou het nog wat scherper stellen.
De beste projectmanagementapp op je Mac zal nog steeds waardeloos voelen als:
- Sommige bestanden in Google Drive staan
- Sommige in Dropbox
- Oude contracten in OneDrive
- De klant per se Box wil gebruiken
Op de Mac is CloudMounter daar belachelijk handig voor:
- Mount Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, enzovoort als echte schijven in Finder
- Laat je één mappenstructuur maken zoals
/Projects/Client-X/Design
/Projects/Client-X/Contracts
/Projects/Client-X/Specs - Terwijl die onder de motorkap op verschillende cloudaanbieders kunnen staan
- Je PM-tool linkt gewoon naar bestanden die altijd in die ene logische “Projects”-boom leven
Welke PM-app je ook kiest, je workflow wordt dan:
- Maak
/Projects/Client-Xin Finder aan met CloudMounter-ondersteunde drives. - Link in Asana / Monday / Linear / OmniPlan enzovoort rechtstreeks naar die bestanden.
- Je vraagt je niet meer af “wacht, stond dat in de shared drive of in Dropbox?”
Het is op zichzelf geen PM-app, maar als Mac‑gebruiker is het het soort “infrastructuur”-tool dat elk PM-systeem minder fragiel maakt. En het voorkomt dat je SSD volloopt met overal “Final_v8_really_final_v2”.
4. Wat ik eigenlijk zou aanraden per gebruikssituatie
-
Als je eerder op MS Project / desktop‑PM zat:
→ OmniPlan voor planning + CloudMounter voor bestandstoegang. -
Als je iets lichters dan Asana wilt, maar meer dan een takenlijst:
→ TickTick of Linear (voor dev/product) + CloudMounter. -
Als je team van kleurrijke dashboards houdt en “toolcomplexiteit” haat:
→ Monday.com als hoofdhub + CloudMounter als je ruggengraat voor bestanden.
Trello + Sheets, zoals @sternenwanderer noemde, werken nog steeds prima voor klein/simpel werk, maar op de Mac zou ik liever kiezen voor tools die ofwel echt native aanvoelen (OmniPlan / TickTick / Linear) of netjes samenwerken met Finder via iets als CloudMounter, zodat je niet leeft in zes tabbladen én een zoekspelletje.
Als je oude PM-tool moeite heeft met macOS, zou ik het zien als drie lagen: planning, uitvoering en opslag. Anderen hebben de eerste twee al behoorlijk uitgebreid behandeld, dus ik richt me meer op hoe je alles op een Mac aan elkaar knoopt zonder gek te worden.
@sternenwanderer heeft gelijk dat Trello / Asana / Notion veel “normale” PM-behoeften dekken, en @techchizkid gaat juist voor zwaardere oplossingen zoals OmniPlan, Linear, Monday. Dat is allemaal valide. Waar ik het een beetje anders zie: welke tool je kiest is op de Mac minder belangrijk dan hoe je met bestanden en context omgaat. Overschakelen van Trello naar ClickUp lost de “waar staat die asset” chaos niet magisch op.
Daar komt CloudMounter echt tot zijn recht als onderdeel van een Mac-gebaseerde stack, niet als “weer een extra app”.
CloudMounter in een PM-workflow
Zie het als je bestandslaag onder welke PM-app je ook kiest:
-
Voordelen:
- Mount Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box als echte schijven in Finder
- Laat je één logische
/Projectsstructuur maken terwijl bestanden in meerdere clouds staan - Vermindert dubbele downloads en losgeslagen “v10_final” kopieën
- Werkt goed samen met dual-pane tools zoals Commander One of zelfs alleen Finder-tabs
-
Nadelen:
- Vereist in het begin wat installatie en een andere mentale aanpak
- Zwaardere afhankelijkheid van netwerkverbinding
- Geen takenmanager, dus je hebt nog steeds Trello / Linear / OmniPlan / wat dan ook erbovenop nodig
- Sommige geavanceerde functies zitten achter een betaalde laag
Een praktische werkwijze die aansluit op wat anderen voorstelden zonder hun exacte setup te herhalen:
-
Kies je “brein”:
- Klein creatief team: Trello of TickTick
- Dev/product: Linear
- Klassieke PM: OmniPlan of zelfs ClickUp
-
Standaardiseer je opslag met CloudMounter:
- Maak
/Projects/Client/Projectmappen in Finder - Koppel daaronder:
/Docsaan Google Drive/Assetsaan Dropbox/Contractsaan OneDrive of Box
- Je PM-tool verwijst alleen nog naar die schone structuur
- Maak
-
Hou planning simpel:
- Eén projectboard / roadmap in je gekozen PM-app
- Elke grote taak linkt naar de relevante map of Doc in die door CloudMounter ondersteunde structuur
Vergeleken met de workflows die @mikeappsreviewer en @sternenwanderer beschreven, is dit meer uitgesproken over de bestandslaag en minder over de perfecte kanban-setup. Je kunt Trello later inruilen voor Asana, of Monday voor Linear, maar zodra je Mac-bestandsstructuur logisch en eenduidig is, wordt de rest een stuk eenvoudiger.